Aktenordnung und Aktenplan (Nds.AktO)

Aktenordnung und Aktenplan für die niedersächsische Landesverwaltung (Nds.AktO)
Gem. RdErl. d. MI, d. StK u. d. übr. Min. v. 18.8.2006 - 12-02201/02202 (Nds.MBl. Nr.41/2006 S.1226)

1.1 Dieser Gem. RdErl. regelt die Schriftgutverwaltung in den Dienststellen des Landes. Er verfolgt das Ziel, eine von den rechtsstaatlichen Prinzipien geleitete, sachgerechte und wirtschaftliche Vorgangsbearbeitung und -dokumentation sicherzustellen. Soweit es die Aufgabenerfüllung erfordert, kann die fachlich zuständige oberste Landesbehörde mit Zustimmung des MI abweichende Regelungen treffen.

2.1 Das Verwaltungshandeln muss nachvollziehbar und transparent sein. Es sind vollständige und beweiskräftige Akten zu bilden. Handakten dürfen keine Dokumente im Original enthalten. Akten sollen vorzugsweise elektronisch geführt werden.

2.2 Die Organisation und die Zuständigkeiten der Schriftgutverwaltung sind für jede Dienststelle zu beschreiben und festzulegen. Für die elektronische Aktenführung ist ein einheitliches, vom MI festzulegendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwenden. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des MI.

3.1 Der Aktenplan bildet sämtliche Aufgaben der Landesverwaltung hierarchisch gegliedert ab. Den Aufgaben werden jeweils ein Aktenplankennzeichen und ein Aktenplaneintrag zugeordnet. Aktenplankennzeichen sind maximal fünfstellig und numerisch.

3.2 Der im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieses RdErl. bestehende Aktenplan für die niedersächsische Landesverwaltung behält seine Gültigkeit. Das MI stellt den Aktenplan weiterhin elektronisch zur Verfügung.

3.3 Der Aktenplan ist fortzuschreiben, wenn sich Aufgaben ändern. Änderungen des Aktenplans sollen jederzeit nachvollzogen werden können. Aktenplankennzeichen, die infolge des Wegfalls von Aufgaben nicht mehr benötigt werden, sollen grundsätzlich nicht neu belegt werden. Die Fortschreibung des Aktenplans erfolgt nach Maßgabe der Anlage 2 durch die fachlich zuständige oberste Landesbehörde unter Beteiligung des MI.

4.1 Eine Akte kann als elektronische Akte (eAkte), Papierakte oder eine Kombination von beiden (Hybridakte) geführt werden. Papier- und Hybridakten sollen nur gebildet werden, wenn aus rechtlichen oder wirtschaftlichen Gründen auf Papierdokumente nicht verzichtet werden kann. Im elektronischen und im Papierteil der Hybridakte ist auf den jeweils anderen Teil der Akte zu verweisen. Der elektronische Teil der Hybridakte ist der führende Teil der Akte, aus dem sich die maßgeblichen Informationen ergeben.

4.2 Jeder Akte ist ein Aktenzeichen und ein Aktenbetreff zuzuordnen. Das Aktenzeichen besteht aus dem Aktenplankennzeichen und ggf. einer Ableitung.

Die Akten einer Dienststelle sind in einem DMS oder in einem Aktenverzeichnis nach einem einheitlichen Muster nachzuweisen. Der Nachweis soll die folgenden Angaben enthalten:

Weitere Angaben (z.B. Bemerkungen, Vorgang, Band) können nach Bedarf aufgenommen werden.

Die einzelnen Dokumente sind jeweils einer Akte zuzuordnen. Die weiteren für die Schriftgutverwaltung erforderlichen Metainformationen (z.B. Eingangsdatum, Ersteller, Aktenzeichen, Aktenbetreff, Ausgangsdatum) sind zu ergänzen, sofern sie nicht automatisiert vorgegeben werden.

7.1 Dokumente und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung (z.B. Geschäftsgangsvermerke, Verfügungen, Zeichnungen, Mitzeichnungen, Kenntnisnahmen) sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. Bei Bedarf sind zusammenhängende Dokumente innerhalb einer Akte zu Vorgängen zusammenzufassen.

7.2 Innerhalb jeder Papierakte sind die Dokumente mit Anlagen grundsätzlich nach ihrem Ausstellungsdatum, bei Eingängen grundsätzlich nach dem Datum des Eingangs abzuheften (Behördenheftung). Bei elektronischer Aktenführung muss eine entsprechende Sortierung möglich sein. Dokumente und Anlagen, die ihrem Inhalt nach zu mehreren Akten gehören, sind nach dem Hauptinhalt zuzuordnen.

7.3 Elektronisch empfangene, erstellte oder versandte vorgangsrelevante Dokumente sind bei papiergebundener Aktenführung auszudrucken und zusammen mit den Geschäftsgangs- und Bearbeitungsvermerken und dem Nachweis der Versendung des Dokuments (z.B. eMail-Kopf) zu den Akten zu nehmen. Werden Dokumente in elektronischen Akten verwaltet, sind die in Papierform vorliegenden Dokumente nach elektronischer Erfassung zu vernichten, soweit nicht vorrangige Vorschriften anderes vorschreiben.

Akten, Bände oder Vorgänge sind bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig im Aktenbestand aufzubewahren, vor einem unbefugten Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen.

9.1 Akten, Bände oder Vorgänge sind durch Verfügung der Bearbeiterin oder des Bearbeiters zu schließen, wenn sie für den Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt werden. Elektronische Akten, Bände oder Vorgänge, denen mindestens zwei Jahre lang keine neuen Dokumente hinzugefügt worden sind, sind alle zwei Jahre zu überprüfen, ob sie geschlossen werden können.

9.2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Januar des auf die Schließung folgenden Kalenderjahres. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 15 Jahre, sofern Rechts- und Verwaltungsvorschriften nichts anderes bestimmen. Sie kann auf bis zu fünf Jahre verkürzt werden, soweit dies nach der Bedeutung des Akteninhalts ausreichend ist.

9.3 Geschlossene elektronische Akten, Bände oder Vorgänge sind nach einer Transferfrist von maximal zwei Jahren für den Rest der Aufbewahrungsfrist aus dem DMS in das zentrale Altablagesystem des IZN zu überführen.

Akten, Bände oder Vorgänge, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind regelmäßig auszusondern und dem Landesarchiv im Originalzustand zur Übernahme anzubieten. Aus ihnen dürfen keine Unterlagen gelöscht oder entfernt werden, soweit nicht vorrangige Rechtsvorschriften anderes bestimmen. Aussonderungs- und Abgabeverzeichnisse sind aus dem Aktennachweis nach Nummer 5 zu erstellen. Ausgesondertes Schriftgut, das das Landesarchiv nicht übernimmt, ist umgehend zu vernichten. Das Verfahren der Aussonderung ist in der Dienststelle zu regeln.

Bei der Übertragung von Aufgaben an andere Stellen werden vorbehaltlich anderer Regelungen die nicht geschlossenen Akten und die Akten mit laufender Aufbewahrungsfrist an die neu zuständige Stelle übergeben. Bei einer Aktenübergabe an Stellen der mittelbaren Landesverwaltung ist das Landesarchiv vorab zu unterrichten.

Für die im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieses RdErl. nach den bisherigen Bestimmungen bereits geschlossenen Akten gilt Nummer 9.2 Sätze 2 und 3 entsprechend.

Im Sinne dieses RdErl. gilt:

Ableitung
Ergänzung des Aktenplankennzeichens durch Zahlen, Buchstaben oder Sonderzeichen (z.B. Kfz-Kennzeichen, Gemeindeschlüssel, Jahreszahl, Name).

Akte
Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen und eigenem Aktenbetreff.

Aktenart
Beschreibung des Mediums der Aktenhaltung.

Aktenbetreff
Kurze Bezeichnung, die den Inhalt einer Akte beschreibt.

Aktenplan
Sachsystematisches, die behördlichen Aufgaben abbildendes Ordnungsschema für die Aktenbildung.

Aktenplaneintrag
Eindeutige Bezeichnung einer Aufgabe im Aktenplan.

Aktenplankennzeichen
Ordnungszahl nach dem Aktenplan.

Aktenverzeichnis
Verzeichnis aller tatsächlich gebildeten Akten und Aktenbände einer organisatorischen Einheit.

Aktenzeichen
Aktenplankennzeichen mit Ableitung.

Band
Teil einer Akte. Bände können innerhalb einer Akte gebildet werden, wenn die Aufgaben dies erfordern.

Dokument
Einzelnes Informationsobjekt auf elektronischem, papiergebundenem oder anderem Informationsträger (z.B. Datei, Schriftstück, Urkunde, Karte, Plan, Zeichnung, Plakat, Bild-, Film-, Tonaufzeichnung). Zum Dokument gehören auch alle ergänzenden Angaben (z.B. Metainformationen), die zum Verständnis der Informationen beitragen.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Datenbankbasiertes Softwaresystem für die elektronische Aktenführung. Ein DMS ermöglicht die strukturierte elektronische Ablage und Vorgangsbearbeitung.

Elektronische Akte (eAkte)
Akte, die ausschließlich in elektronischer Form geführt wird.

Geschäftszeichen
Kurzzeichen aus Organisationseinheit und Aktenzeichen.

Handakte
Persönliche Zusammenstellung von Unterlagen.

Hybridakte
Mischform von eAkte und Papierakte; zur Hybridakte gehören Dokumente in elektronischer und in Papierform.

Metainformationen
Beschreibende Angaben zu Dokumenten, Vorgängen und Akten.

Transferfrist
Zeitraum zwischen Schließung einer eAkte und Abgabe in eine Altablage zwecks Aufbewahrung bis zur Aussonderung.

Vorgang
Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls; Teil einer Akte.

Aktenplan- kennzeichen	Aktenplaneintrag (Zuständigkeit)
01	Äußere Organisation, Verfassung (MI)
02	Innere Organisation, allgemeine Verwaltungsangelegenheiten (MI)
03	Personalangelegenheiten (MI)
04	Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (MF)
05	Allgemeine Rechtsangelegenheiten (MI)
06	Übergreifende Planungsangelegenheiten, Planungsmethoden (MI)
07
08
09
10	Kommunal- und Sparkassenangelegenheiten, Kommunalprüfungswesen, öffentlich-rechtliche Versicherungen (MI)
11	Hoheitsangelegenheiten (MI)
12	Öffentliche Sicherheit und Ordnung (MI)
13	Brandschutz und Hilfeleistung (MI)
14	Zivile Verteidigung, Katastrophenschutz (MI)
15	Angelegenheiten der militärischen Verteidigung und des Bundesgrenzschutzes (MI)
16	Verteidigungslasten (MF)
17
18	Verfassungsschutz, Geheimschutz (MI)
19	Statistik (MI)
20	Raumordnung, Landesplanung und Landeskunde (ML)
21	Städtebau (MS)
22	Naturschutz und Landschaftspflege (MU)
23	Vermessung und Liegenschaftskataster (MI)
24	Bauaufsicht (MS)
25	Wohnungsbau, Wohnungswesen (MS)
26	Staatliches Baumanagement (MF)
27	Staatlicher Grundbesitz, Vermögen, Stiftungen des öffentlichen Rechts, Klöster, Stifte, Staatsbäder, Anstalten des öffentlichen Rechts (MF)
28	Bodenschutz (MU)
29
30	Verkehr (MW)
31	Straßen und Wege (MW)
32	Gewerbliche Wirtschaft (MW)
33	Eichwesen (MW)
34
35
36
37
38	Frauen- und Familienangelegenheiten (MS)
39	Internationale Zusammenarbeit (StK)
40	Technische und medizinische Gewerbeaufsicht (MU)
41	Gesundheitswesen (MS)
42	Veterinärangelegenheiten (ML)
43	Sozialangelegenheiten (MS)
44	Gesundheitsbezogener Verbraucherschutz, Lebensmittel- und Bedarfsgegenstände (ML)
45	Arbeitsrechtsangelegenheiten (MW)
46	Europaangelegenheiten (StK)
47	Betreuung der Vertriebenen, Flüchtlinge, Kriegssachgeschädigten, Aussiedler und Spätaussiedler (MI)
48	Integration und Betreuung von Zuwanderinnen und Zuwanderern (MI)
49	Entwicklungspolitik, Zusammenarbeit mit Entwicklungsländern (StK)
50	Übergreifende kulturelle Angelegenheiten (MWK)
51	Jugendhilfe, Kinder- und Jugendschutz (MS)
52	Sport (MI)
53	Weiterbildung (MWK)
54	Angelegenheiten der Kirchen, Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften (MK)
55	Bibliothekswesen, wissenschaftliche Information und Dokumentation (MWK)
56	Archivwesen (StK)
57	Kunst, Kultur- und Denkmalpflege (MWK)
58	Medien (StK)
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60	Landwirtschaft (ML)
61	Landwirtschaftliche Siedlung und Flurbereinigung (ML)
62	Wasserwirtschaft (MU)
63	Ernährungswirtschaft (ML)
64	Forst (ML)
65	Jagd und Fischerei (ML)
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67	Bergbau (MW)
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70	Allgemeine Rechtsgrundlagen im Hochschulwesen und Allgemeine Wissenschaftsangelegenheiten, tertiärer Bereich, Berufsakademien (MWK)
71	Verwaltung der Hochschulen, Allgemeine Hochschulangelegenheiten, Stiftungshochschulen (MWK)
72	Studentenschaften, Studentenwerke, studentische Angelegenheiten (MWK)
73	Hochschulzugang, Immatrikulationsrecht, Hochschulzulassung, Hochschulkapazitäten (MWK)
74	Studium und Prüfungen an Hochschulen (MWK)
75
76	Forschung, Forschungsförderung, Technologietransfer (MWK)
77	Hochschulplanung, Ökonomie des Hochschulwesens, Hochschulbau (MWK)
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80	Grundlagen des Schulwesens und der Berufsbildung (MK)
81	Schulverwaltung (MK)
82	Unterricht (MK)
83	Schülerinnen und Schüler und Eltern (MK)
84	Lehrerinnen und Lehrer (MK)
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87	Außerschulische Berufsbildung (MK)
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99	Besondere Aktenpläne (MI)

a)	Kurzbezeichnung der Organisationseinheit, die für die Bearbeitung der Aufgabe entsprechend dem Aktenbetreff zuständig ist,
b)	Aktenzeichen,
c)	Aktenbetreff,
d)	Aktenart (Medium),
e)	Beginn und ggf. Ende der Laufzeit der Akte,
f)	Ende der Aufbewahrungsdauer, bei eAkten auch das Ende der Transferfrist.

-	die Justizverwaltung. Dort findet die bundeseinheitliche Aktenordnung sowie die bundeseinheitliche Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Justizverwaltungsangelegenheiten (Generalaktenverfügung) Anwendung.
-	die Finanzverwaltung. Dort werden die vom Bundesministerium der Finanzen in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder herausgegebenen Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern von Unterlagen der Finanzverwaltung und der Aktenplan für die Finanzverwaltung angewandt.