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Personenstandsrecht; Archivierung der Personenstandsbücher und Sammelakten sowie Verwendung eines Dienstsiegels
RdErl. d. MI v. 1.12.2008 - 44.13-120 201/14-02/4 (Nds.MBl. Nr.5/2009 S.120), geändert durch RdErl. vom 13.9.2013 (Nds.MBl. Nr.35/2013 S.658) - VORIS 21051 -
- Im Einvernehmen mit der StK -
Bezug:
a) RdErl. d. StK v. 24.10.2006 (Nds.MBl. S.959) - VORIS 22560 -
b) RdErl. d. StK v. 25.5.2007 (Nds.MBl. S.410) - VORIS 11410 -

1. Archivierung

Ab 1.1.2009 schreibt das Personenstandsgesetz (PStG) vom 19.2.2007 (BGBl. I S.122), geändert durch Artikel 12 des Gesetzes vom 17.12.2008 (BGBl. I S.2586), die dauernde Aufbewahrung der Personenstandsregister und der Sicherungsregister vor, während die Aufbewahrungspflicht für Sammelakten mit Ablauf der für das jeweilige Register vorgesehenen Fortführungsfrist (vgl. § 7 Abs. 1 und 2 i.V.m. § 5 Abs. 5 PStG) endet. Die Personenstandsregister, die Sicherungsregister und die Sammelakten sind gemäß § 7 Abs. 3 PStG nach Ablauf der Fortführungsfristen den zuständigen öffentlichen Archiven zur Übernahme anzubieten.

Für die Aufbewahrung der Personenstandsbücher, der Zweitbücher und der Sammelakten, der vor dem 1.1.1876 geführten Zivilstandsregister und der von diesem Zeitpunkt an geführten Standesregister und standesamtlichen Nebenregister sowie für deren Anbietung an die jeweils zuständigen öffentlichen Archive gilt § 7 Abs. 1 und 3 PStG entsprechend (vgl. § 76 Abs. 4 PStG).

Hierzu werden nachstehende Erläuterungen gegeben.

1.1 Feststellung des Archivgutes

Gemäß § 3 Abs. 4 NArchG vom 25.5.1993 (Nds.GVBl. S.193), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 5.11.2004 (Nds.GVBl. S.402), gelten - nach Ablauf der Fortführungsfristen gemäß § 5 Abs. 5 PStG - die Personenstandsregister und die Sicherungsregister als Archivgut i.S. des § 2 Abs. 2 NArchG, und zwar nicht nur aufgrund der Sicherungspflicht gemäß § 7 Abs. 1 PStG, sondern auch wegen ihres allein aus dem Inhalt resultierenden bleibenden Wertes.

Anbietungspflichtige Sammelakten werden dagegen nur dann zu Archivgut, wenn ihnen bei einer Schriftgutbewertung gemäß § 3 Abs. 4 NArchG bleibender Wert beigemessen worden ist.

1.2 Unterbringung des Archivgutes; Zuständigkeiten

Sofern kommunale Körperschaften eigene Archive unterhalten (§ 7 Abs. 1 und 3 NArchG) und diese den Anforderungen des § 4 NArchG und der Nummer 19 des Bezugserlasses zu a (Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Archivgesetz) entsprechen, sind diesen die Personenstandsbücher und -register sowie die Sammelakten zur Übernahme anzubieten. In den übrigen Fällen ist das entsprechende Schriftgut dem Archiv des jeweiligen Landkreises, sofern dies den genannten Anforderungen genügt, andernfalls dem Landesarchiv anzubieten.

Aus der nach § 7 Abs. 1 PStG vorgeschriebenen Pflicht zur räumlich voneinander getrennten Aufbewahrung der „Erstbücher“/Personenstandsregister und der „Zweitbücher“/Sicherungsregister ergibt sich das Erfordernis, diese in unter-schiedlichen öffentlichen Archiven unterzubringen. Die Unterbringung lediglich in verschiedenen Räumen eines Gebäudes würde dagegen dem Sinn dieser gesetzlichen Bestimmung und der sich daraus ergebenden besonderen Sorgfaltspflicht bei der Aufbewahrung von Personenstandsunterlagen nicht gerecht werden.

Daher sollen die „Erstbücher“/Personenstandsregister und die Sammelakten in kommunalen Archiven, die den genannten Anforderungen genügen, die „Zweitbücher“/Sicherungsregister dagegen im Landesarchiv aufbewahrt werden.

1.3 Abgabe an das zuständige öffentliche Archiv

Gemäß § 25 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV) vom 22.11.2008 (BGBl. I S.2263) ist bei jeder Anbietung und Übergabe der Personenstandsregister, der Sicherungsregister und der Sammelakten an das zu-ständige öffentliche Archiv durch eine Übergabeniederschrift aktenkundig zu machen, welche Unterlagen dem Archiv jeweils übergeben worden sind. Gemäß Nummer 3.4 des Bezugserlasses zu a liefern die anbietungspflichtigen Stellen das Archivgut zusammen mit einem Abgabeverzeichnis ab. Zur Arbeitserleichterung steht hierfür ein speziell auf die Besonderheiten des Personenstandsschriftgutes zugeschnittenes Muster als Excel-Tabelle zur Verfügung (Anlage), das auf elektronischem Wege über die unteren Aufsichtsbehörden versandt wird. Diese Datei kann auch im Internet von den Seiten des Landesarchivs unter www.nla.niedersachsen.de heruntergeladen werden. Die ausgefüllte Datei ist in elektronischer Form an das jeweils übernehmende Archiv zu übersenden. Eine von diesem quittierte Papierfassung dient als Übernahmenachweis.

Sofern die Abgabe derjenigen Unterlagen, bei denen die Fortführungsfristen nach § 5 Abs. 5 PStG bereits abgelaufen sind, an das zuständige Archiv nicht kurzfristig möglich ist, ist gegen ihren vorübergehenden Verbleib im Standesamt nichts einzuwenden. Auch in diesen Fällen finden gemäß § 61 Abs. 2 PStG ausschließlich die Zugangs- und Nutzungsregeln des NArchG Anwendung. Das in § 5 Abs. 1 NArchG definierte Recht auf Nutzung von Archivgut ist ein sog. Jedermannrecht, welches nur dann eingeschränkt werden darf, wenn durch die Benutzung schutzwürdige Interessen Betroffener beeinträchtigt würden. Da jedoch sämtliche hierfür maßgeblichen Schutzfristen von den Fristen des § 5 Abs. 5 PStG übertroffen werden, ist die freie Einsichtnahme in von diesen Fristen nicht mehr betroffene Register und Sammelakten zu gestatten, sofern ein Interesse an deren Benutzung geltend gemacht wird. Im Unterschied zum Personenstandsrecht ist dabei jegliche Qualifizierung des vorgebrachten Interesses unzulässig. Die Versagung der Benutzung ist nur bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 5 Abs. 4 Nr. 2 NArchG zulässig.

1.4 Jahresbezogenheit der Fortführungsfristen

Gemäß § 21 PStV sind die Personenstands- und Sicherungsregister jeweils nach dem letzten Eintrag eines Kalenderjahres abzuschließen. Es entstehen somit nicht mehr zerlegbare Registereinheiten mit Abschlussvermerk und Signatur, die gemäß § 25 PStV an die öffentlichen Archive abzugeben sind. Damit ist das Datum des Abschlussvermerks für den Ablauf der Fortführungsfristen und für die anschließende Abgabe an die öffentlichen Archive maßgebend.

Die gemäß § 5 Abs. 5 PStG festgesetzten Fristen zur Fortführung (30, 80 oder 110 Jahre) gelten somit nicht taggenau, sondern zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Dementsprechend können Personenstandsurkunden unabhängig von ihrem tatsächlichen Ersteintragungsdatum noch bis zum 31.Dezember des Jahres ausgestellt werden, in dem die jeweilige Fortführungsfrist endet.

Umfassen Personenstandsbücher mehrere Jahrgänge, so erfolgt ihre Abgabe erst mit Ablauf der Fortführungsfrist für den jüngsten Jahrgang dieser Sammlung. Auch in diesen Fällen gelten jedoch für diejenigen Jahrgänge, für die die Fortführungsfristen bereits abgelaufen sind, allein die archivrechtlichen Zugangs- und Nutzungsregeln. Bei der Benutzung solcher mehrere Jahrgänge umfassenden Bände ist daher durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass sowohl die archivrechtlichen als auch die personenstandsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

1.5 Abgabe etwaiger noch vorhandener Kirchennebenbücher

Vor dem 1.1.1876 war den Pfarrern jeder Kirchengemeinde im Königreich bzw. in der preußischen Provinz Hannover von staatlicher Seite aufgegeben, neben den Kirchenbüchern zusätzlich Kirchennebenbücher zu führen. Diese Bücher waren ursprünglich jährlich an die Konsistorien, seit dem Jahr 1853 an die Ämter als unterste staatliche allgemeine Verwaltungsbehörden abzugeben. Sie sind daher faktisch als Personenstandsbücher i.S. des PStG zu bewerten, da sie eine gleichartige Funktion erfüllt haben. Einzelne Kirchennebenbücher sind jedoch auch als Vorakten in ein Standesamt gelangt und werden dort bis heute verwahrt. Diese Unterlagen sind als nicht fortgeführtes staatliches Schriftgut gemäß Nummer 1 des Bezugserlasses zu a ans Landesarchiv abzugeben.

In den ehemaligen Ländern Braunschweig, Oldenburg und Schaumburg-Lippe sind Kirchennebenbücher entweder nicht geführt worden oder bereits vollständig im Landesarchiv vorhanden.

2. Verwendung eines Dienstsiegels

Gemäß § 2 Abs. 3 NWappG vom 8.3.2007 (Nds.GVBl. S.117) i.V.m. Nummer 2.4 Buchst e des Bezugserlasses zu b (Ausführungsbestimmungen zum Niedersächsischen Wappengesetz) führen die Standesbeamtinnen und Standesbeamten das kleine Landessiegel als Dienstsiegel. Das Standesamt führt als Bezeichnung den Namen der Gemeinde in der amtlich festgelegten Schreibweise. Führen mehrere Gemeinden denselben Namen, so ist jeweils auch der Landkreis anzugeben.

Bilden mehrere Gemeinden einen Standesamtsbezirk, so führt das Standesamt als Bezeichnung den Namen der Gemeinde, in der der Amtssitz des Standesamtes liegt. Es ist aber auch eine Namensgebung möglich, die einen regionalen Bezug zu allen das gemeinsame Standesamt einrichtenden Gemeinden herstellt. Aus Gründen der Praktikabilität ist die Länge der möglichen Namen allerdings einzuschränken, so dass eine sog. Namenskette mit mehr als zwei Namen nicht möglich sein wird.

Für die Herstellung der Siegel wird auf Nummer 2.2 des Bezugserlasses zu b sowie auf die Internetseite des Niedersächsischen Landesarchivs verwiesen.

Das Dienstsiegel der Standesbeamtinnen und Standesbeamten darf auch mit einem Durchmesser von 2 cm angefertigt werden, wenn das Wappen und die Umschrift erkennbar bleiben.

Die Umschrift des Dienstsiegels lautet z.B.:

„STANDESAMT GÖTTINGEN”
oder
„STANDESAMT JORK, LANDKREIS STADE”.

Das kleine Landessiegel darf von den Standesbeamtinnen und Standesbeamten nur für standesamtliche Tätigkeiten (§ 2 Abs. 1 PStG) benutzt werden und ist stets geschützt vor dem Zugriff Unbefugter aufzubewahren.

3. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 1.1.2009 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2015 außer Kraft.

________
An die
Region Hannover, Landkreise und Gemeinden


Anlage

1. Anbietungs-/Abgabeliste für Personenstands- und Sicherungsregister

a) Blatt 1

Abgebende Stelle:

Lfd. Nr. Alter Standes- amtsbezirk Aktueller Stan- desamtsbezirk Art des Registers Erst- oder Zweitregister Begonnen am (TT.MM.JJJJ) Geschlossen am
(TT.MM.JJJJ)
ggf. Band
1 Sandhorst Aurich Geburten- und Eheregister Erstregister 01.01.1880 15.06.1880 1
2 Middels Aurich Geburten-, Ehe- und Sterbe- register Zweitregister 01.01.1881 31.12.1881  
3 Aurich Land Aurich Sterberegister Erstregister 01.01.1920 31.12.1920  

b) Blatt 2

Jeder Registerband ist in einer eigenen Zeile zu erfassen.

Erläuterungen zu den einzelnen Feldern der Excel-Tabelle Die Beispieldaten der ersten drei Zeilen sind beim Befüllen der Anbietungsliste zu überschreiben.
Abgebende Stelle Name des Standesamts oder der Standesamtsaufsicht.
Lfd. Nr. Laufende Nummer innerhalb der Anbietung/Abgabe.
Alter Standesamtsbezirk Name des Standesamtsbezirks, welcher das Register angelegt hat, sofern abweichend vom aktuellen Standesamtsbezirk.
Aktueller Standesamtsbezirk Name des Standesamtsbezirks.

2. Anbietungs-/Abgabeliste für Sammelakten

a) Blatt 1

Lfd. Nr. Alter Standes- amts- bezirk Aktueller Standes- amts- bezirk Bezeichnung der Sammelakte (Bezug zum Register) Laufzeit von: Laufzeit bis: Register- nummern von: Register- nummern bis: Buch- staben von: Buch- staben bis: Band
1 Sand- horst Aurich Sammelakte z. Geburten- register 1920 1920          
2 Middels Aurich Sammelakte z. Geburten-, Ehe- u. Sterberegister 1885 1889          
3 Aurich Land Aurich Sammelakte z. Eheregister 1901 1901 1 100     1

b) Blatt 2

Bei Sammelakten, die sich über mehrere Bände erstrecken, ist jeder Band der Sammelakte in einer eigenen Zeile zu erfassen.

Erläuterungen zu den einzelnen Feldern der Excel-Tabelle Die Beispieldaten der ersten drei Zeilen sind beim Befüllen der Anbietungsliste zu überschreiben.
Lfd. Nr. Laufende Nummer innerhalb der Anbietung/Abgabe.
Alter Standesamtsbezirk Name des Standesamtsbezirks, welcher die Sammelakten angelegt hat, sofern abweichend vom aktuellen Standesamtsbezirk.
Aktueller Standesamtsbezirk Name des Standesamtsbezirks.
Bezeichnung der Sammelakte
(Bezug zum Register)
Die Bezeichnung einer Sammelakte ergibt sich aus ihrem Bezug zu einem oder mehreren Registern. Das Feld enthält ein Dropdown-Menü, aus dem der entsprechende Sammelaktentyp (z. B. „Sammelakte zum Eheregister”) ausgewählt werden kann. Auch die Eingabe von Freitext ist möglich.
Laufzeit von: Wurde eine Sammelakte nur zu genau einem Kalenderjahr geführt, erfolgt die Angabe derselben Jahreszahl in beiden Laufzeit-Feldern vierstellig in der Form JJJJ. Erstrecken sich Sammelakten über mehrere Jahre, ist hier die niedrigere Jahreszahl vierstellig in der Form JJJJ anzugeben.
Art des Registers Das Feld enthält ein Dropdown-Menü, aus dem die entsprechende Registerart ausgewählt werden kann. Wird der Pfeil, der sich an der rechten Seite des Feldes befindet, mit der linken Maustaste angeklickt, öffnet sich die Menüliste. Der entsprechende Menüpunkt wird durch Anklicken mit der linken Maustaste ausgewählt. Alternativ zur Verwendung des Dropdown-Menüs ist auch die Eingabe von Freitext möglich.
Erst- oder Zweitregister Angabe, ob es sich um ein Erst- oder Zweitregister handelt. Wird der Pfeil, der sich an der rechten Seite des Feldes befindet, mit der linken Maustaste angeklickt, öffnet sich die Menüliste. Der entsprechende Menüpunkt wird durch Anklicken mit der linken Maustaste ausgewählt. Alternativ zur Verwendung des Dropdown-Menüs ist auch die Eingabe von Freitext möglich.
Begonnen am (TT.MM.JJJJ) Das Datum der Anlage des Registers ist achtstellig in der Form TT.MM.JJJJ anzugeben.
Geschlossen am (TT.MM.JJJJ) Das Datum des letzten Register-Eintrags ist achtstellig in der Form TT.MM.JJJJ anzugeben.
Ggf. Band Hier kann die eventuell vorgefundene Zählung eines Registerbandes übernommen werden.
Laufzeit bis: Wurde eine Sammelakte nur zu genau einem Kalenderjahr geführt, erfolgt die Angabe derselben Jahreszahl in beiden Laufzeit-Feldern vierstellig in der Form JJJJ. Erstrecken sich Sammelakten über mehrere Jahre, ist hier die höhere Jahreszahl vierstellig in der Form JJJJ anzugeben.
Registernummern von: Eine Angabe ist nur dann erforderlich, wenn eine Sammelakte zu genau einem Kalenderjahr und in mehreren Aktenbänden-geführt sowie eine Sortierung der Vorgänge innerhalb der Aktenbände nach Registernummern erfolgt ist.
Registernummern bis: Eine Angabe ist nur dann erforderlich, wenn eine Sammelakte zu genau einem Kalenderjahr und in mehreren Aktenbänden geführt sowie eine Sortierung der Vorgänge innerhalb der Aktenbände nach Registernummern erfolgt ist.
Buchstaben von: Eine Angabe ist nur dann erforderlich, wenn eine Sammelakte zu genau einem Kalenderjahr und in mehreren Aktenbänden geführt sowie eine Sortierung der Vorgänge innerhalb der Aktenbände nach Buchstaben erfolgt ist.
Buchstaben bis: Eine Angabe ist nur dann erforderlich, wenn eine Sammelakte zu genau einem Kalenderjahr und in mehreren Aktenbänden geführt sowie eine Sortierung der Vorgänge innerhalb der Aktenbände nach Buchstaben erfolgt ist.
Band Eine Angabe ist nur dann erforderlich, wenn eine Sammelakte zu genau einem Kalenderjahr und in mehreren Aktenbänden geführt ist.

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