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Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes (ABestL-HKR)
RdErl. d. MF v. 20.11.2006 - 24 1-2001/2 (ABestL-HKR) (Nds.MBl. Nr.44/2006 S.1406) - VORIS 64100 -
Bezug: RdErl. v. 11.7.1996 (Nds.MBl. S.1868), zuletzt geändert durch RdErl. v. 1.8.2006 (Nds.MBl. S.833) - VORIS 64100 -

Gemäß Nummer 4.7.1 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (Anlage der Änderung des Bezugserlasses vom 1.8.2006) werden gemäß § 5 i.V.m. § 79 Abs. 3 Nr. 2 LHO im Einvernehmen mit dem LRH in der Anlage die Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes (ABestL-HKR) bekannt gemacht. Auf folgende Änderungen wird besonders hingewiesen:

1. Künftig dürfen begründende Unterlagen, die auf ein optisches oder magnetisches Speichermedium übertragen worden sind, nach der Übertragung und nicht erst frühestens nach Ablauf des Jahres vernichtet werden, in dem der LT der LReg die Entlastung für dieses Haushaltsjahr erteilt hat. Dies gilt nicht, wenn andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe (z.B. Gerichtsverfahren) dem entgegenstehen (Nummern 4, 6 und 8 ABestL-HKR).
2. Künftig dürfen auch elektronische Unterlagen entsprechend aufbewahrt werden, sofern die Voraussetzungen der Nummer 9 ABestL-HKR erfüllt sind.

Dieser RdErl. tritt am 1.12.2006 in Kraft.

Anlage

Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes (ABestL-HKR)

E r s t e r   A b s c h n i t t
Allgemeine Bestimmungen

1. Anwendungsbereich der Aufbewahrungsbestimmungen

Die Aufbewahrungsbestimmungen regeln das Aufbewahren, das Übertragen auf andere Speichermedien, das Aussondern, das Abgeben und das Vernichten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes. Die Bestimmungen gelten für alle haushaltsmittelbewirtschaftenden und anordnenden Dienststellen des Landes (buchende Stellen) einschließlich der für Zahlungen zuständigen Stellen.

2. Begriffbestimmungen

2.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen (nachfolgend Unterlagen) i.S. dieser Bestimmungen sind alle Nachweise, in elektronischer oder schriftlicher Form, die für die Rechnungslegung und für den Nachweis der ordnungsgemäßen Abwicklung der Buchführung benötigt werden. Dazu gehören:

2.2 Bücher

In den Büchern werden alle buchungspflichtigen Vorgänge in zeitlicher Folge (Zeitbücher) in der vom MF vorgeschriebenen Ordnung belegt (Sachbücher). Sachbücher sind das

Werden Vorbücher zu den Sachbüchern geführt, werden die Buchungen summarisch in die Sachbücher übertragen.

2.3 Begründende Unterlagen

Für die Anordnung zur Leistung oder Annahme einer Zahlung und zur Buchung sind Unterlagen notwendig, die Zweck und Anlass für die Erstellung einer Anordnung zweifelsfrei erkennen lassen.

2.4 Anordnungen

Zahlungsanordnung:
Eine nach der vom MF vorgeschriebenen Form erteilte Anordnung (elektronisch oder schriftlich), Zahlungen zu leisten oder anzunehmen und die hierfür erforderlichen Buchungen vorzunehmen.

Buchungsanordnung:
Eine nach der vom MF vorgeschriebenen Form erteilte Anordnung (elektronisch oder schriftlich), buchungspflichtige Vorgänge, die keine Zahlungen betreffen, in die Bücher einzutragen.

3. Für die Aufbewahrung zuständige Stelle

Die für die Aufbewahrung zuständigen Stellen sind die anordnenden Dienststellen und die für Zahlungen zuständigen Stellen, bei denen die Unterlagen nach Nummer 2.1 für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Landes zum Nachweis benötigt bzw. erstellt werden. Darüber hinaus bewahren die für Zahlungen zuständigen Stellen die Bücher, Originalbelege und das Schriftgut auf, das bei der Erledigung ihrer Aufgaben entsteht, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird.

3.1 Aufbewahrungsort

Die Unterlagen sind grundsätzlich bei den anordnenden Dienststellen sowie den für Zahlungen zuständigen Stellen aufzubewahren. Begründende Unterlagen sind Teil der Sachaktenführung. Mit Zustimmung des MF können Unterlagen zentral bei einer Stelle aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation für das automatisierte Haushaltsvollzugssystems (HVS), aus der alle zum Verständnis der Buchführung und Rechnungslegung erforderlichen Verfahrensbestandteile ersichtlich sein müssen, obliegt dem MF. Die oder der zuständige Beauftragte für den Haushalt bestimmt, wo die Unterlagen ihres oder seines Zuständigkeitsbereichs aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen von anordnenden Dienststellen, die aufgelöst bzw. mit einer anderen anordnenden Dienststelle zusammengelegt werden sollen.

3.2 Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stellen

Die Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt wird. Dies ist in regelmäßigen Zeitabständen zu überprüfen und zu protokollieren. Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass sie jederzeit zur Verfügung stehen.

4. Aufbewahrungsfristen

4.1 Grundsatz

Gemäß den Nummern 4.7.1 und 4.7.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO) gelten im Einzelnen für die Dauer der Aufbewahrung für Bücher, Belege, Rechnungsnachweisungen und sonstige Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen die folgenden Aufbewahrungsfristen, sofern andere Rechts- und Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe keine längeren Aufbewahrungsfristen vorsehen. Die Aufbewahrungsfristen können von den anordnenden Stellen mit Zustimmung des MF verlängert werden, wenn dies notwendig ist.

4.1.1 Aufzubewahren sind

10 Jahre

6 Jahre

4.2 Besondere Aufbewahrungsfristen

Die Rechnungslegungsbücher (Zeit-, Sach- und Vorbücher), die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen. Die Gesamtrechnungsnachweisung, das Sachbuch Gesamthaushalt und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungsfristen hinaus mindestens bis zur Entlastung der LReg nach § 114 LHO aufzubewahren.

Für die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich des Landes gilt Abschnitt K 10 der Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben des Landes und des Bundes (RBBau/RLBau).

4.3 Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Für die übrigen Unterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind und in dem die Zahlung abgeschlossen ist.

Die Aufbewahrungsfrist für Bestandsverzeichnisse über bewegliche Sachen beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem sämtliche bewegliche Sachen in Abgang gestellt wurden. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die beweglichen Sachen angeschafft worden sind.

4.4 Ausnahmen

Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH Ausnahmen zulassen.

5. Aussonderung

Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält und dies zugesichert hat.

Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbewahrt, so gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.

Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung geltenden Bestimmungen zu vernichten. Elektronische Daten auf digitalen Speicherträgern sind zu löschen. Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden können. Die über den Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten.

Z w e i t e r   A b s c h n i t t
Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien

6. Anwendungsbereich für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien

Der Inhalt von schriftlichen Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens darf auf digitale oder optische Speichermedien, unter der Voraussetzung der Nummer 7, übernommen werden. Die schriftlichen Unterlagen dürfen nach der so vorgenommenen erfolgreichen Übernahme des Inhalts auf digitalen oder optischen Speichermedien vernichtet werden. Dies gilt nicht, wenn andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Die Speichermedien sind anstelle der schriftlichen Unterlagen aufzubewahren. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts gelten entsprechend.

7. Voraussetzungen für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien

7.1 Grundsatz

Bei der Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien ist sicherzustellen, dass die Speicherung auf den digitalen oder optischen Medien mit der schriftlichen Unterlage übereinstimmt und der Zusammenhang der einzelnen Unterlagen gewährt bleibt. Der Inhalt der schriftlichen Unterlage muss dauerhaft und unveränderlich auf die digitalen oder optischen Speichermedien übernommen werden. Der Inhalt der digitalen oder optischen Speichermedien darf nicht mehr veränderbar sein.

7.2 Zusätzliche Aufbewahrungsbestimmungen für digitale oder optische Speichermedien

Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke ist bei der Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien neben dem Original mindestens eine Kopie zu erstellen. Diese Kopie darf nicht zusammen mit dem Original aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung der Kopie gelten die Bestimmungen der Nummern 3.1 und 3.2 entsprechend. Außerdem sind die digitalen oder optischen Speichermedien entsprechend zu kennzeichnen und mit einer Beschreibung des Inhalts zu versehen. Es muss sichergestellt sein, dass die digitalen oder optischen Speichermedien innerhalb einer angemessenen Frist bei der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle oder bei der für die Übernahme verantwortlichen Stelle wieder lesbar gemacht und ausgedruckt werden können.

Das Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, um die Unterlagen wieder lesbar machen zu können, sind entsprechend der Aufbewahrungsfristen nach Nummer 4 aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, die nicht mehr eingesetzt werden, beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem das Verfahren oder der Verfahrensteil letztmalig für die Erstellung der elektronischen Unterlagen eingesetzt worden ist.

7.3 Aufgaben der für Aufbewahrung zuständigen Stelle

7.3.1 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle (Nummer 3) hat die für die Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien verantwortliche Stelle (verantwortliche Stelle) zu bestimmen. Dabei ist mindestens

festzulegen. Außerdem ist sicherzustellen, dass die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, um die Unterlagen wieder lesbar machen zu können, entsprechend der Nummer 7.2 zur Verfügung stehen.

7.3.2 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat die Verfahrensabläufe für die Übernahme der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien im Rahmen einer Dienstanweisung festzulegen, in der die jeweiligen Besonderheiten aufgeführt werden müssen. Diese kann auch in einer Dienstanweisung für den Einsatz von automatisierten Verfahren enthalten sein. Die Dienstanweisung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

7.3.3 Wird die Übernahme von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien ganz oder teilweise von Stellen außerhalb der Landesverwaltung übernommen, so ist sicherzustellen, dass die Bestimmungen für die Übernahme beachtet werden. Außerdem ist zu bestimmen, in welchen Fällen eine Bedienste oder ein Bediensteter der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle bei der Übernahme der Unterlagen und der Herstellung von Kopien bei der verantwortlichen Stelle anwesend sein muss.

7.3.4 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat sicherzustellen, dass die Bestimmungen der Nummer 7.4 eingehalten werden. Die Verantwortung nach Nummer 3.2 bleibt hiervon unberührt.

7.4 Aufgaben der für die Übernahme verantwortlichen Stelle

7.4.1 Das digitale oder optische Speichermedium sowie die Kopie sind nach der Erstellung unverzüglich auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und Beschädigungen zu überprüfen. Fehlerhafte, unleserliche oder beschädigte Aufzeichnungen sind erneut auf digitale oder optische Speichermedien zu übertragen. Ist eine fehlerfreie, leserliche oder unbeschädigte Aufzeichnung einer schriftlichen Unterlage nicht möglich, darf sie nicht durch digitale oder optische Speichermedien ersetzt werden. In diesen Fällen ist die schriftliche Unterlage im Original mit einem entsprechenden Vermerk an die für die Aufbewahrung zuständige Stelle zurückzusenden.

7.4.2 Die schriftlichen Unterlagen sind in der vorgesehenen Ordnung und Reihenfolge zu übernehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass die einzelnen übernommenen Unterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist auf den digitalen oder optischen Speichermedien aufgefundenen werden können. Erstreckt sich der zu übernehmende Inhalt einer schriftlichen Unterlage über mehrere Seiten, ist er so auf das Speichermedium zu übernehmen, dass der Zusammenhang gewahrt bleibt.

7.4.3 Die für die Übernahme verantwortliche Stelle hat einen Nachweis über die Übernahme der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien zu führen, der mindestens folgende Angaben enthalten muss:

7.4.4 Die digitalen oder optischen Speichermedien sind mit dem nach Nummer 7.4.3 erstellten Nachweis und ggf. mit den schriftlichen Unterlagen an die für die Aufbewahrung zuständige Stelle zurückzusenden.

D r i t t e r   A b s c h n i t t
Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

8. Anwendungsbereich für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

Elektronische Unterlagen, die für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes für die Haushaltsüberwachung, Buchführung, Rechnungslegung, Berechnung, Festsetzung, Anordnung oder Zahlbarmachung erstellt werden, sind unter den Voraussetzungen der Nummer 9 aufzubewahren. Dies gilt nicht, wenn andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe eine Aufbewahrung als schriftliche Unterlage vorschreiben. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts gelten entsprechend.

9. Voraussetzung für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

9.1 Grundsatz

9.1.1 Elektronische Unterlagen dürfen nur dann elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Unterlagen mit einer mindestens fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß Nummer 1.3.14 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung versehen werden oder ein sicheres Verfahren verwendet wird, das vom MF im Einvernehmen mit dem LRH zugelassen worden ist. Ansonsten sind elektronische Unterlagen auszudrucken und in schriftlicher Form aufzubewahren. Werden in einem Verfahren elektronische und schriftliche Unterlagen erstellt, sind diese mit einer eindeutigen Kennzeichnung, die auf die jeweils andere Unterlage hinweist, zu versehen. Die Bestimmungen des zweiten Abschnitts bleiben für die schriftlichen Unterlagen unberührt.

9.1.2 Die elektronischen Unterlagen sind dauerhaft und nicht mehr veränderbar zu speichern. Dabei ist sicherzustellen, dass die elektronischen Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungszeit auch nach einem Wechsel der zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten IT-Programme lesbar gemacht werden können. Deshalb sollte die Speicherung unabhängig von denen zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten IT-Programmen durchgeführt werden. Datenschutzbestimmungen sind zu beachten.

9.2 Zusätzliche Aufbewahrungsbestimmungen für elektronische Unterlagen

Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke sind die elektronischen Unterlagen mit mindestens einer Kopie aufzubewahren. Diese Kopie darf nicht zusammen mit den Originalen aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung der Kopie gelten die Bestimmungen der Nummer 3 entsprechend.

Es muss sichergestellt sein, dass die elektronischen Unterlagen jederzeit in unveränderter und unveränderbarer Form lesbar gemacht, ausgedruckt und nicht gelöscht werden können. Die Dokumentationen sowie die Programme und Programmdokumentationen für die automatisierten Verfahren oder Verfahrensteile im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sind, sofern sie für die Lesbarmachung der elektronischen Unterlagen benötigt werden, entsprechend der Aufbewahrungsfristen nach Nummer 4 aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumentationen sowie die Programme und Programmdokumentationen für die automatisierten Verfahren oder Verfahrensteile im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, die nicht mehr eingesetzt werden, beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem das Verfahren oder der Verfahrensteil letztmalig für die Erstellung der elektronischen Unterlagen eingesetzt worden sind. Für die Aufbewahrung gelten die Bestimmungen der Nummer 3 entsprechend.

9.3 Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle

9.3.1 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat die Verfahrensabläufe für die Aufbewahrung der elektronischen Unterlagen im Rahmen einer Dienstanweisung festzulegen, in der die jeweiligen Besonderheiten aufgeführt werden müssen. Diese kann auch in einer Dienstanweisung für den Einsatz von automatisierten Verfahren enthalten sein. Die Dienstanweisung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

9.3.2 Die elektronischen Unterlagen sind in der vorgesehenen Ordnung und Reihenfolge aufzubewahren. Es ist dabei sicherzustellen, dass einzelne Unterlagen jederzeit aufgefunden werden können. Werden elektronische und schriftliche Unterlagen, die im Zusammenhang stehen, aufbewahrt, so hat die aufzubewahrende Stelle sicherzustellen, dass diese jederzeit zusammengeführt werden können.

9.3.3 Werden Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes von einer anderen Stelle als der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle elektronisch erstellt, so hat die für die Aufbewahrung zuständige Stelle sicherzustellen, dass die jeweiligen Bestimmungen zur Erstellung der Unterlagen eingehalten werden.