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Automatisiertes Haushaltsvollzugssystem (HVS); Jahresabschlussrichtlinie 2015
RdErl. d. MF v. 19.10.2015 - 4322-04224(2015) (Nds,. MBl. Nr. 42 S. 1375) - VORIS 64100 -
Bezug:
a) RdErl. d. MF v. 25. 10. 2010 (Nds.MBl. Nr.43/2010 S.1061) - VORIS 64100 -
b) RdErl. v. 11.12.2014 (Nds. MBl. 2015 S. 41) - VORIS 64100 -

Nachstehende überjährig geltende Hinweise ergänzen jeweils die in den jährlichen Jahresabschlusserlassen getroffenen Regelungen.

1. Kassenanordnungen

Im Interesse einer frühzeitigen Disponierbarkeit von Auszahlungen, insbesondere bei Fälligkeiten zum Jahreswechsel, ist es geboten, Auszahlungsbeträge bereits in zeitnahem Zusammenhang mit der Begründetheit der Zahlungsverpflichtung, z. B. bei Rechnungseingang, anzuordnen. Das Fälligkeitsdatum ist in der elektronischen Auszahlungsanordnung festzulegen und wird bei den von der LHK initiierten Zahlungsläufen berücksichtigt.

2. Verwahrungen, Vorschüsse und Abschläge

Der unverzüglichen Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen kommt wegen der vollständigen Darstellung der Titelergebnisse zum Jahresabschluss (Haushaltsrechnung) große Bedeutung zu. Die unverzügliche Abwicklung der Vorschüsse ist auch wegen möglicher unberechtigter Lastschrifteinzüge und der dafür geltenden Widerspruchsfrist von Bedeutung. Auf die Wahrnehmung der Verantwortlichkeit der oder des Beauftragten für den Haushalt (BfdH) gemäß VV Nr. 3.1 zu § 9 WO wird ausdrücklich hingewiesen.

3. Zuordnung der Übertragungen, für die im Folgejahr kein Haushaltstitel vorhanden ist

Sofern bei einem Titel des alten Haushaltsjahres Übertragungen in das neue Haushaltsjahr erforderlich werden, der Titel aber nicht mehr im planmäßigen Bestand des neuen Haushaltsjahres vorhanden ist, werden die Übertragungen auf den Folgetitel, der bei Löschung des Titels im Haushaltsplanungssystem als Folgetitel angegeben wurde, vorgenommen.

Ist kein Folgetitel zu ermitteln (z. B. Erfassungsfehler oder außerplanmäßiger Titel), werden die Übertragungen in dem Kapitel auf den Titel 119 30 (Sonstige Einnahmen) oder 546 30 (Abwicklung offener Posten aus dem Vorjahr) vorgenommen. Ist dieser Titel nicht vorhanden, ist er außerplanmäßig einzurichten. Es wird darauf hingewiesen, dass am Jahresende verbliebene Ausgaben auf diesen Titeln in der Haushaltsrechnung als unzulässige Überschreitung nachzuweisen sind (vgl. auch HFR - siehe Bezugserlass zu b -).

Ist der Folgetitel in einem anderen Bereich, erfolgt die Übertragung zunächst auf dem alten Titel und wird im Laufe des Folgejahres im Rahmen der bereichsübergreifenden Umsetzungen durch MF - Referat 13 - auf den Folgetitel übertragen.

4. Übertragung von Kassenresten

Nach Abschluss der Bücher werden unter Berücksichtigung der Kleinbetragsregelung die Kassenreste (Positiv- bzw. Negativsalden zwischen angeordnetem Soll und Kassenist bei Einnahmen und Ausgaben) zentral übertragen.

5. Berichtigung von Titelverwechselungen nach Abschluss der Bücher

Für die Durchführung der Berichtigungsbuchungen gemäß VV Nrn. 2.1.2, 2.2 und 2.3 zu § 35 LHO gilt Folgendes:

Die für die Titelverwechselung verantwortliche anordnende Dienststelle legt der für den Einzelplan zuständigen obersten Landesbehörde die erforderliche Änderungsanordnung auf dem vom MF vorgegebenen Vordruck (Anlage) vor. Sie erstellt so viele Ausfertigungen (einschließlich Anlagen), dass jede Berichtigungsbuchung mit einer Ausfertigung belegt werden kann.

Die oberste Landesbehörde prüft die Änderungsanordnung und führt die Berichtigungsbuchungen an den vom MF vorgegebenen Buchungstagen durch. Berührt die Berichtigung die Zuständigkeit mehrerer oberster Landesbehörden, ist sie vor der Buchung mit allen Beteiligten abzustimmen. Die Abstimmung ist zu den Unterlagen zu nehmen. Eine Ausfertigung der Änderungsanordnung (einschließlich Anlagen) ist nach Durchführung der Buchung der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde zu übersenden. Bei bereichsübergreifenden Berichtigungsbuchungen verständigen sich die obersten Landesbehörden darüber, wer die Änderungsanordnung im HVS-Bereich 100 bucht.

Die OFD - LBV - ist ermächtigt, alle Änderungsanordnungen, die ausschließlich Berichtigungsbuchungen bei Einnahmetiteln und Ausgabetiteln betreffen, für die keine Haushaltsüberwachungsliste zu führen ist (VV Nr. 8.1 zu § 34 WO), selbst auszuführen.

6. Ausdrucke

Für die Rechnungslegung sind von den Dienststellen keine Ausdrucke zu erstellen.

Der lesende Zugriff auf die Buchführung - auch abgelaufener Haushaltsjahre - ist gewährleistet.

7. Sonstige Übertragungen

Nach Abschluss der Bücher werden außerdem automatisch übertragen

a)
nicht aufgelöste Festlegungen,
b)
nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse,
c)
Bestände der Sammelverwahrungen und -vorschüsse,
d)
nicht abgerechnete Abschlagsauszahlungen,
e)
Bestände der Abrechnungskonten,
f)
Bestände der Forderungsvermögensbuchführung (Darlehenskonten),
g)
Bestände der Sondervermögen und
h)
Bestände der Nebenverwaltungen.

Der Zeitpunkt, ab dem die übertragenen Daten zur Verfügung stehen, wird gesondert (ggf. als Bildschirmmeldung) bekannt gegeben.

8. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 20.10.2015 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2020 außer Kraft. Der Bezugserlass zu a tritt mit Ablauf des 19.10.2015 außer Kraft.

___________
An die
Obersten Landesbehörden
Oberfinanzdirektion Niedersachsen


Anlage

Änderungsanordnung zur Berichtigung von Titelverwechselungen nach Abschluss der Bücher
(für jede vorzunehmende Berichtigungsbuchung eine Ausfertigung)
pdf-Datei hier Download

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