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Durchführung und Finanzierung von wissenschaftlichen Veranstaltungen in Niedersachsen
RdErl. d. MWK v. 27.12.1999 - 25A.4-76 230-1/97 – (Nds.MBl. Nr.3/2000 S.34) - VORIS 64000 03 00 06 196 -
Bezug: RdErl. v. 11.9.1990 - 405-04019 - (n.v.) - VORIS 64000 03 00 06 119 -

Zur Durchführung und Finanzierung von wissenschaftlichen Veranstaltungen werden folgende Hinweise gegeben:

1. Art der Förderung

Die Durchführung

• internationaler wissenschaftlicher Kongresse, Symposien, Kolloquien, Workshops
• internationaler Fachkonferenzen und
• wissenschaftlicher Jahrestagungen deutscher Fachgesellschaften,

die in Niedersachsen stattfinden, kann aus Haushaltsmitteln des Landes gefördert werden.

Dabei gelten als

• internationale Kongresse, Symposien, Kolloquien, Workshops: Internationale wissenschaftliche Veranstaltungen von besonderer Bedeutung für ihr Fachgebiet mit einem großen Kreis in- und vor allem ausländischer Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die turnusgemäß jeweils in einem anderen Land ausgerichtet werden;
• internationale Fachkonferenzen: Wissenschaftliche Veranstaltungen hoher wissenschaftlicher Qualität mit begrenzter Anzahl ausländischer Teilnehmerinnen und Teilnehmer und fest umrissener, begrenzter Thematik von wissenschaftlicher Aktualität, die als Diskussionsveranstaltungen organisiert sein sollen;
• wissenschaftliche Jahrestagungen deutscher Fachgesellschaften: Regelmäßig sich wiederholende wissenschaftliche Tagungen deutscher Fachgesellschaften von überregionaler Bedeutung mit jeweils wechselnder, fest umrissener Thematik und ausländischen Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Dazu rechnen auch nationale, eingeführte, periodisch wiederkehrende überregionale Veranstaltungen eines Arbeitskreises oder einer Fachgruppierung mit besonderer Bedeutung für ihr Fachgebiet.

Nicht gefördert werden können Tagungen ständischer oder standespolitischer Zusammenschlüsse, Seminare oder Fortbildungsveranstaltungen.

2. Voraussetzungen

Voraussetzungen für eine Förderung sind:

• die Veranstaltung findet in Niedersachsen statt,
• die Deutsche Forschungsgemeinschaft (im Folgenden: DFG) beteiligt sich an der Finanzierung.

Regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen können mit Haushaltsmitteln des Landes ausnahmsweise auch dann gefördert werden, wenn eine Förderung durch die DFG in dem betreffenden Jahr nicht möglich ist und die DFG dies ausdrücklich bestätigt hat.

3. Antragstellung

Die Universität Hannover ist als zentrale Bewilligungsbehörde für den Bereich des Landes zuständig. Anträge sind in der Regel von den für die Ausrichtung der Veranstaltung verantwortlichen deutschen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern „im Auftrage“ der veranstaltenden Einrichtung bei der Universität Hannover zu stellen.

Anträge sind so früh wie möglich zu stellen, auf jeden Fall bereits dann, wenn erste Pläne für die Durchführung der Tagung gemacht werden, für die Haushaltsmittel des Landes beantragt werden sollen. Sie sollen spätestens zwölf Monate vor dem Veranstaltungstermin bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft, Kennedyallee 40, 53175 Bonn, und der Universität Hannover, Postfach 60 09, 30060 Hannover, vorliegen.

Dem Antrag auf Bereitstellung von Haushaltsmitteln des Landes ist eine Kopie des -Antrags an die DFG mit allen Anlagen beizufügen:

• ein Tagungsprogramm,
• eine Liste der Referentinnen und Referenten und ihrer Vortragsthemen,
• eine Begründung, die es den Gutachterinnen und Gutachtern erlaubt, dazu Stellung zu nehmen, welches Interesse oder welche Notwendigkeit besteht, die Veranstaltung durchzuführen, und die wissenschaftliche Bedeutung und Zielsetzung zu beurteilen,
• ein Kosten- und Finanzierungsplan nach DFG-Vordruck 13.05 in der jeweils geltenden Fassung mit einer Abschätzung der Gesamtteilnehmerzahl auf der Basis der letzten vorausgegangenen Veranstaltungen.

Soweit endgültige Angaben noch nicht gemacht werden können, kann zunächst ein Entwurf nach dem derzeitigen Stand der Planungen genügen.

Dem Antrag auf Bereitstellung von Haushaltsmitteln des Landes ist ferner ein Abdruck der Einladung, aus der die Höhe der Teilnehmergebühren und ggf. die darin enthaltenen Beträge für den Tagungsband, für Bewirtung und andere Geselligkeiten ersichtlich sind, beizufügen. Ist dies aus Gründen des Planungsvorlaufs nicht möglich, sind diese Angaben so bald wie möglich der Bewilligungsbehörde nachzureichen.

Die Antragstellerin oder der Antragsteller hat anzugeben, ob sie oder er die Veranstaltung für

• eine niedersächsische Hochschule oder eine andere staatliche Einrichtung des Landes,
• eine sonstige wissenschaftliche Einrichtung außerhalb der Landesverwaltung

ausrichtet.

Sofern es sich um Veranstaltungen niedersächsischer Hochschulen oder anderer staatlicher Einrichtungen des Landes handelt, sind die Anträge auf dem Dienstweg der Bewilligungsbehörde vorzulegen.

Anträge auf nachträgliche Bereitstellung von Haushaltsmitteln des Landes sind nicht möglich.

4. Nicht berücksichtigungsfähige Ausgaben

Kosten für Druck und Herausgabe von Tagungsberichten, Referentenhonorare, Bewirtung und für andere Geselligkeiten sind nicht berücksichtigungsfähig.

Für Druck und Herausgabe von Tagungsberichten, für Referentenhonorare sowie für die Bewirtung von Tagungsteilnehmerinnen und Tagungsteilnehmern und für andere Geselligkeiten dürfen Ausgaben daher nur geleistet werden, soweit dafür Einnahmen zur Verfügung stehen, die für diese Zwecke bestimmt sind.

Sofern aus den Tagungsgebühren auch der Druck und die Herausgabe von Tagungsberichten, Kosten für Referentenhonorare, Bewirtung und für andere Geselligkeiten finanziert werden sollen, so sind bereits in den Einladungen zu der jeweiligen Tagung die entsprechenden Gebührenanteile gesondert auszuweisen. Dabei halte ich es für angemessen, wenn von den Tagungsgebühren grundsätzlich nur bis zu 30 v.H. und lediglich in besonders begründeten Ausnahmefällen bis zu 50 v.H. zur Deckung der Kosten für Tagungsberichte, Referentenhonorare, Bewirtung und andere Geselligkeiten verwendet werden. Über diese Prozentsätze hinausgehende Gebührenanteile werden als Deckungsmittel für die allgemeinen Kosten der Veranstaltung angesehen.

5. Entscheidung über die Anträge

Die Anträge werden von der DFG durch externe Fachgutachterinnen und Fachgutachter geprüft. Dies gilt für die grundsätzliche Förderungswürdigkeit der Veranstaltung sowie die Angemessenheit der geltend gemachten Kosten. Das Ergebnis dieser Prüfung wird von der Bewilligungsbehörde übernommen. Die Entscheidung über den Antrag auf Bereitstellung von Haushaltsmitteln des Landes kann daher erst nach Vorlage des Bescheides der DFG und des Nachweises über die vorgesehene Verwendung der Teilnehmergebühren (vgl. Nr.3 Abs.5) getroffen werden.

Eine Kopie des Bescheides der DFG ist der Bewilligungsbehörde umgehend nach Eingang zuzuleiten.

Die Höchstgrenze für die Landesmittel ist der Fehlbedarf, der sich aus den nach Überprüfung durch die DFG berücksichtigungsfähigen Positionen des Kostenplans unter Anrechnung des von der DFG bewilligten Zuschusses und sonstiger Einnahmen ergibt. Die Förderung durch das Land ist jedoch nicht höher als der Zuschuss der DFG.

Den Hochschulen und anderen staatlichen Einrichtungen des Landes werden die Haushaltsmittel des Landes von der Bewilligungsbehörde zugewiesen (bei Landesbetrieben zugeführt).

Bei den sonstigen wissenschaftlichen Einrichtungen außerhalb der Landesverwaltung erfolgt die Förderung als Zuwendung nach §44 LHO. In den Fällen der Zuwendung nach §44 LHO und der Zuführung bei Landesbetrieben sind alle mit der Veranstaltung verbundenen Einnahmen und Ausgaben über den Haushalt der jeweiligen Einrichtung abzuwickeln.

Außerdem wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Zuwendung nach §44 LHO nur dann gewährt werden darf, wenn mit der Maßnahme noch nicht begonnen worden ist. Als Maßnahmebeginn gilt bereits der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrages (Auftragserteilung). Eine Prüfung, ob eine Ausnahme vom Verbot des vorzeitigen Maßnahmebeginns möglich ist, kann erst vorgenommen werden, wenn ein konkreter Antrag einschließlich Kostenplan vorliegt.

Mit der Zuweisung von Haushaltsmitteln des Landes an die niedersächsischen Hochschulen und an andere staatliche Einrichtungen des Landes werden diese Einrichtungen ermächtigt, entsprechende Zahlungen zulasten der zugewiesenen Haushaltsmittel anzuweisen. Alle anderen mit der Veranstaltung verbundenen Einnahmen und Ausgaben sind über den Haushalt der jeweiligen Einrichtung abzuwickeln.

6. Kostenplan

Der eingereichte, ggf. der von der DFG festgestellte Kostenplan (vgl. Nr.5) wird für verbindlich erklärt. Jede Ausgabeposition (ohne Anteile für Tagungsberichte, Bewirtung pp) kann jedoch bis zu 20 v.H. überschritten werden, wenn der Mehrbetrag bei anderen Ausgabepositionen eingespart wird. Höhere oder zusätzliche Einnahmen zur Finanzierung berücksichtigungsfähiger Ausgaben führen grundsätzlich zu einer Verminderung des Fehlbedarfs und daher zu einer Kürzung der Haushaltsmittel des Landes.

7. Nationale wissenschaftliche Veranstaltungen

Die DFG beteiligt sich nur an der Finanzierung der in Nr.1 genannten internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen. Wissenschaftliche Veranstaltungen ohne ausländische Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden von ihr nicht mitfinanziert. Die Durchführung solcher nationaler wissenschaftlicher Veranstaltungen, die in Niedersachsen stattfinden, kann ebenfalls aus Haushaltsmitteln des Landes gefördert werden. Anträge sind der Bewilligungsbehörde in zweifacher Ausfertigung vorzulegen.

Die Bestimmungen dieses RdErl. gelten entsprechend.

8. Wissenschaftliche Veranstaltungen ohne Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln des Landes

Für wissenschaftliche Veranstaltungen, die von einer niedersächsischen Hochschule oder einer anderen staatlichen Einrichtung des Landes ohne Inanspruchnahme von zentralen Haushaltsmitteln des Landes durchgeführt werden, gelten die Bestimmungen der Nrn.3 und 4 Abs.2 entsprechend.

Auch in diesen Fällen sind alle mit der Veranstaltung verbundenen Einnahmen und Ausgaben über den Haushalt der jeweiligen Einrichtung abzuwickeln.

9. Schlussvorschriften

Dieser RdErl. tritt am 1.1.2000 in Kraft.
Gleichzeitig wird der Bezugserlass aufgehoben.